Premena kancelárií po COVID-19

Epidémia koronavírusu priniesla do našich životov veľké zmeny a obmedzenia, ktoré sa premietnu taktiež do pracovného prostredia. Akonáhle sa reštrikcie uvoľnia a vrátime sa do svojich firiem a kancelárií, môžeme očakávať odlišný svet než pred pár týždňami. Bude kladený primárny dôraz na hygienu, čistotu, fyzický odstup, iný spôsob komunikácie. Blízkosť zamestnancov a možnosť okamžitej spolupráce ako hlavnej výhody kancelárskeho priestoru, ktorý poznáme ako open space, je za súčasných okolností, kedy hrozí vysoké riziko prenosu ochorenia, v ohrození.

Len pre predstavu, ku koncu 1. kvartálu v Bratislave evidujeme 1,84 mil. m2 kancelárskych priestorov. Objem kancelárií sa v porovnaní s prvým kvartálom v roku 2015 zvýšil o takmer 20% z 1,54 mil. m2.

Najväčšími nájomcami kancelárskych priestorov v Bratislave sú predovšetkým banky, poisťovne, shared service centrá, telekomunikační operátori a IT firmy. Podľa súčasných odhadov z USA pracuje v otvorených kancelárskych priestoroch až 70% zamestnancov. „Aj na Slovensku v moderných kancelárskych budovách sledujeme väčší pomer užívateľov otvorených priestorov. Uzatvorené kancelárie využívajú napríklad právnici alebo laboratóriá, či nájomcovia v starších budovách, kde nie je možné open space vytvoriť,“ hovorí Samuel Šporka, vedúci oddelenia prenájmu kancelárskych nehnuteľností v JLL.

Podľa našich zistení budú nájomcovia zvažovať nasledujúce faktory pri návrate do kancelárií:

#1 Úprava kancelárskych priestorov, ktoré ponúkne väčšie súkromie a oddelenie od ostatných

Pandémia koronavírusu prispela k zásadnému prehodnoteniu fyzickej blízkosti k ostatným po dobu, než dôjde k vytvoreniu kolektívnej imunity. To sa prejaví v dočasnom preusporiadaní kancelárskych priestorov. Firmy sa po túto dobu zamerajú hlavne na zaistenie dostatočného odstupu medzi jednotlivými zamestnancami, už len vzhľadom na to aký veľký podiel tvoria v kanceláriách práve otvorené pracovné priestory (open space).

„Aktuálna situácia nevytvára veľký priestor na dôsledné analyzovanie jednotlivých dopadov na život na pracovisku. Preto je potrebné poučiť sa z príkladov trhov, ktoré sú v boji s COVID-19 týždne, či mesiace popredu. Je nevyhnutné, aby firmy nepodcenili situáciu a pre svojich zamestnancov vytvorili prostredie, do ktorého sa nebudú báť vrátiť ale naopak, po týždňoch izolácie, skôr tešiť. Dnes sa naši klienti na nás obracajú predovšetkým s požiadavkou vypracovať plány postupného návrtu zamestnancov do „nového“ normálu a rovnako konkrétnych riešení na uľahčenie týchto procesov znovu-otvárania kancelárií,“ doplnil Michal Oparty, vedúci oddelenia projektového manažmentu JLL.

Nájomcovia budov budú musieť múdro pracovať s konceptom open space, ktorý začnú premieňať na čiastočne uzavretý priestor s vyváženým dôrazom na spoluprácu a súkromie. Niektoré firmy uvažujú o inštalácii priečok, čo môže byť v niektorých otvorených priestoroch riešenie pre oddelenie tímov a minimalizáciu ľudí v karanténe, pokiaľ by sa epidémia intenzívne šírila ďalej. Kľúčovým pre nájomcov a majiteľov budov bude starostlivo premyslieť ako upraviť prevádzku v spoločných priestoroch a zdieľaných službách. Jedná sa predovšetkým o „úzke hrdlá“ akými sú schody, výťahy, toalety alebo kuchynky.

#2 Flexibilný pracovný rozvrh a miesta

Je dôležité si uvedomiť, že návrat do kancelárií bude z mnohých dôvodov skôr postupný než okamžitý. V prvej vlne sa vrátia zamestnanci, ktorí sú nevyhnutní pre zabezpečenie chodu firmy, zvyšná časť zamestnancov tak bude nasledovať v niekoľkých ďalších vlnách.

Vychádzajúc z postupného uvoľňovania vládnych nariadení, v máji budeme na Slovensku pozorovať postupný návrat zamestnancov do kancelárskych budov. Nutnosťou budú oddelené tímy a striedanie týchto tímov na základe jasných pravidiel, aby sa dosiahol potrebný hygienický štandard. V krajinách, ktoré už prešli núdzovým stavom a sú vo fáze uvoľňovania obmedzení, sme zaznamenali trend presunu niektorých tímov do co-workingových centier. Tento krok je volený ako nástroj diverzifikácie rizika spojeného s prípadným návratom ochorenia. V prípade nákazy jednotlivca nebude v tomto prípade nutné uzavrieť do karantény celú firmu, ale len príslušný tím z konkrétneho co-workingového centra.

Podľa nedávneho prieskumu, ktorý JLL uskutočnila medzi svojimi zamestnancami v USA, by iba 4,9% zamestnancov preferovalo i naďalej prácu z domu v režime 100% home office. Veľká väčšina zamestnancov (60,6%) však uprednostňuje návrat do kancelárie viacmenej len na časť pracovného týždňa s tým, že väčšinu pracovného času by naďalej pracovala z domu. To ukazuje na väčšie preferovanie rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom. Iba 34,5% zamestnancov očakáva, že sa vráti do kancelárie bez budúcej možnosti práce z domu.

„Pokiaľ sa v aktuálnej situácii majitelia jednotlivých firiem presvedčia, že ich zamestnanci dokážu pracovať i „na diaľku“, môže to v konečnom dôsledku znamenať, že firmy budú svoje kancelárie v ďalšom časovom horizonte naopak zmenšovať. Jednoducho preto, že flexibilné formy práce budú preferované ako zo strany zamestnancov, tak aj zo strany zamestnávateľov. Práve oni s akceptovaním tohto spôsobu práce znížia riziko prípadného prenosu nákazy a taktiež znižovania nákladov spojených s prenájmom a prevádzkou kancelárií,“ približuje Šporka, „Taktiež môžeme predpokladať, že zo strany nájomcov bude väčší tlak na skracovanie nájomných vzťahov, ktoré sú v súčasnosti obvykle uzatvárané na obdobie 5-7 rokov, aby firmy získali väčšiu flexibilitu a mohli lepšie reagovať na nepredvídané udalosti.“

#3 Technológie

Rovnako vzrastie dopyt po lepšom technologickom vybavení kancelárií. Jedná sa predovšetkým o zariadenia pre telekonferencie alebo videohovory. Skúsenosť s koronavírusom ovplyvní aj náš štýl práce. Budeme zvažovať, kedy je nutné osobné stretnutie a kedy využijeme technológie. Vznikne dôraz na využívanie IT služieb, smart aplikácií a celkový posun v komunikácii so zamestnancami a klientami.

#4 Zaistenie hygienických podmienok a zdravej kancelárie

Zákonník práce ustanovuje, že zamestnávateľ má voči svojmu zamestnancovi povinnosť vytvoriť také pracovné podmienky, ktoré umožňujú bezpečný výkon práce. Povinnosti zamestnávateľa sa aktuálne kvôli šírenia epidémie koronavírusu zásadne rozširujú a nadobúdajú celkom nový význam.

Na základe skúseností z krajín ako Japonsko, Kórea alebo Čína predpokladáme, že mnoho prevádzkovateľov kancelárskych budov umiestni vo vchodoch senzory teploty alebo zavedie ďalšie nástroje kontrolujúce zdravotný stav zamestnancov a návštevníkov. Napríklad v Číne 80% kancelárskych budov triedy A vyžaduje u zamestnancov meranie telesnej teploty.

V Ázii taktiež pozorujeme, že niektorí zamestnávatelia zvažujú nosenie náramkov pre zamestnancov, ktorí boli negatívne testovaní na koronavírus alebo sa z neho vyliečili. Ďalší pripravujú rýchlo testy, ktoré môžu prípadne použiť.V rámci zabezpečenia čo najvyšších hygienických štandardov bude kladený dôraz na častejšiu dezinfekciu priestorov. Samozrejmosťou bude neustále nosenie rúšok a dôsledné preškolenie a osobná zodpovednosť každého zamestnanca.

Kľúčové sú technické opatrenia, ktoré vytvárajú základ pre zdravé kancelárie – od výberu budovy až po riešenie interiéru. Vybavenie priestorov zahŕňa predovšetkým kvalitnú vzduchotechniku, hepafiltre, otvárateľné okná umožňujúce časté vetranie, dodržiavanie maximálneho počtu osôb na meter štvorcový alebo ľahko umývateľné povrchy. Do kancelárií sa budú inštalovať bezkontaktné ovládanie svetiel a klimatizácie. Zlepšenie hygienických opatrení v budovách a pracoviskách naviac môže do budúcna pozitívne ovplyvniť zdravie zamestnancov napríklad pri sezónnych chrípkach.