Nedovoľte, aby vás kancelária obmedzovala

Veľmi často sa stretávame s tým, že priestory kancelárií obmedzujú svojich nájomcov a stávajú sa čoraz nepohodlnejšími – už nedokážu plniť potreby firmy. Ľudia sa v týchto priestoroch cítia nepohodlne a zvyčajne netušia, ako vyriešiť túto nepríjemnú situáciu.

Spoznajte svoje potreby
Prvým krokom je spoznať svoje potreby – zamyslite sa, kvôli čomu konkrétne sa v kancelárii cítite nepohodlne. Môže za to nepríjemná klimatizácia, ostré svetlo, nedostatok pracovného priestoru alebo vám chýbajú konferenčné miestnosti? Zamerajte sa však na svoje potreby nielen z pohľadu súčasnosti, ale aj z dlhodobého hľadiska.

Ak nájomca vie, čo potrebuje a súčasná kancelária nedokáže jeho požiadavky splniť, je na mieste spýtať sa: „Využívam tento priestor správne?“ Je prenajatá kancelária dostatočne veľká, len to chce trochu reorganizácie, alebo potrebuje vaša firma skutočne väčšiu „základňu“? Dokážete priestor usporiadať nanovo tak, aby ste neohrozili vaše podnikanie? Alebo potrebujete veľkú rekonštrukciu so všetkým, čo k tomu patrí?

Nie je žiadnym tajomstvom, že pustiť sa do prerábania a v kancelárii zároveň aj pracovať je náročné. V prípade, že vás skutočne trápi nedostatok priestoru, správnou voľbou je poobzerať sa po iných možnostiach. Pred rozhodnutím je však potrebné dôkladne sa pozrieť na nájomnú zmluvu.

Analýza nájomnej zmluvy
Pri analýze nájomnej zmluvy sa sústredíme hlavne na časové obdobie, na ktoré bola uzatvorená, a čo to znamená pre nájomcov. Ďalej ma zaujímajú podmienky a poplatky jej zrušenia. Ide o krátkodobý, alebo dlhodobý záväzok? Možno má nájomca nárok na väčší priestor zakotvený v zmluve alebo právo na prvé odmietnutie.

Práve v tomto dokumente môže byť hneď niekoľko ustanovení, ktoré dokážu ovplyvniť vaše rozhodnutie: či ostanete na danom mieste, alebo začnete hľadať nové priestory. Samozrejme, toto všetko je spojené s kalkuláciou nákladov, o ktorej vám nižšie prezradíme viac. Zmluvu, rovnako ako podpísané podmienky (finančné a iné) analyzujeme podľa situácie na súčasnom trhu a následne spoločne zvážime niekoľko najlepších možností.

Situácia na trhu
Prenájom, alebo kúpa vlastného? Je na trhu veľa, alebo málo dostupných kancelárií? Má suma nájmu rastúcu, alebo klesajúcu tendenciu? Aké ďalšie administratívne budovy sa v súčasnosti stavajú? Koľko platia iní nájomcovia vo vašej budove, aký majú nájom tí v susedných nehnuteľnostiach a koľko platia ďalší v podobných štandardoch? Platím viac, alebo menej ako ostatní? Analýza trhu aj nájomnej zmluvy dá zabrať, spoľahnúť sa však môžete na moju pomoc.


1. možnosť: ostávame
Môžeme kontaktovať majiteľa budovy a opýtať sa, či je k dispozícii nejaký iný priestor. Odporúčam však spojiť sa okrem toho aj s ďalšími spoločnosťami vo vašich priestoroch a zistiť, aké majú plány do budúcnosti. Pokojne môžu mať priveľkú kanceláriu a časti z nej by boli ochotní vzdať sa. Alebo možno začali rozmýšľať o sťahovaní skôr, ako plánovali. Oplatí sa zvážiť aj ďalšie alternatívy. Ak nie je možné získať väčší priestor na rovnakom podlaží, čo tak skúsiť inú časť budovy?

Ak je vhodný priestor v danej budove, môžeme sa pokúsiť vymeniť menší priestor za väčší – samozrejme s prejednaním novej zmluvy a upravením súčasných podmienok. Vždy je rozumné využiť tieto možnosti, aby ste zmluvu zbavili nevýhodných podmienok a získali nové, lepšie. Také, ktoré neboli zohľadnené pri podpise prvej zmluvy. Niekedy majiteľ nehnuteľnosti v snahe udržať svojho nájomcu je ochotný dohodnúť sa a ponúknuť väčší priestor. Inokedy zase môže nájomcu dokonca zbaviť pôvodných záväzkov, aby pre rastúcu spoločnosť, ktorá je pre neho kľúčová, ponúkol vyhovujúci priestor.

Náklady
Preveriť skutočné náklady spojené s opustením priestorov či uvedením kancelárie do pôvodného stavu sa vždy oplatí.


2. možnosť: odchádzame
Ak nie je možnosť rozšíriť súčasné priestory a zmluva je podpísaná na niekoľko rokov, môžeme si pozrieť ďalšie varianty, ktoré ponúka portfólio súčasného majiteľa budovy (to nám umožní vymeniť menší priestor za väčší v rámci jedného vlastníka). V tom prípade je dobré zvážiť prenájom vášho už prenajatého priestoru a presťahovať sa do nového.

Niekedy je majiteľ novo postavenej administratívnej budovy tak veľmi odhodlaný podpísať dohodu s novým nájomníkom, že preberie jeho záväzky viazané k predchádzajúcemu prenajímateľovi.

Príležitosti
Množstvo príležitostí prináša so sebou vždy správne riešenie. Oplatí sa využiť skúsenosti a znalosti poradcu, vďaka ktorým vás kancelária nebude už nijako obmedzovať – práve naopak – bude pohodlná, priestranná a splní všetky vaše očakávania. Počas prerokovania zmluvy sa vždy snažíme dosiahnuť podmienky, s ktorými budete mať záruku maximálnej priestorovej flexibility aj v prípade, že sa vaša nová kancelária stane po čase a raste vašej firmy príliš tesnou.